Menüden HESAP İŞLEMLERİ->Belge/Vesika Giriş bağlantısı ile çalıştırılır. Yazılım kapsamında tüm hesap işlemlerinin başlangıç noktasıdır. Belge hazırlamadan girdi-çıktı işlemi yapılamaz. Belgeler farklı firma ve kurumlardan alınmış gerçek fatura, makbuz, sözleşme vb. olabileceği gibi, yönetiminizce oluşturulacak sizin adınıza düzenlenmiş bir belge yada herhangi bir tutanak ta olabilir. Sonuç olarak, tüm girdi-çıktı işlemlerine ait kayıtların sağlıklı olarak tutulabilmesi ve bu işlemlerin izlenebilirliğinin tam olarak sağlanması amaçlanmıştır. İşlem cinsine göre GELİR veya GİDER olarak iki tür belge düzenlenebilir.
Form dört bölmeden oluşur :
BİRİNCİ AŞAMA’da; yeni bir belge oluşturulur.
GELİR kapsamında; BAŞLIK bölümünden bina seçimi ve işlem cinsi gelir olarak seçildikten sonra işlemlere başlanabilir. Aidat borçlandırması yapmak için, herhangi bir belge hazırlamadan önce TOPLU AIDAT MAKBUZU OLUŞTUR tuşu ile seçilen binaya ait tüm daireler için otomatik olarak aidat makbuzları oluşturulur. Aidat makbuzlarındaki borçlandırma tutarları, her daire için seçilen aidat tanımına giriş yaptığımız miktar kadar olur.
Toplu aidat makbuzu oluşturulması dışında, herhangi bir gelir belgesi girişi de yapılabilir. Ayrıca KASA lar arasında para transferi yapmak için çekilecek KASA dan GİDER, yatırılacak KASA için ise GELİR belgesi oluşturabilirsiniz. (Bknz. Hesap İşlemleri->Kasalar Arası Para Aktarımı)
GİDER kapsamına, benzer şekilde BAŞLIK bölümünden bina seçimi ve işlem cinsi gider olarak seçildikten sonra işlemlere başlanabilir. Elektrik, su, doğalgaz, temizlik, vb. her türlü gider makbuzununun girişini bu bölümde yapabilirsiniz. Bu maksatla LİSTE bölümünde sağ tuş tılandığında açılan menüden yada üst bölmeden YENİ KAYIT EKLE tuşuna basarak boş bir belge kaydı oluşturulur. Daha sonra DETAY bölümünde sırasıyla; belge numarası(iki hanelidir, birinci hanede sistemin ürettiği belge kayıt numarası, yeni belgelerde “-1” şeklinde gözükür, ikincisinde ise gerçek belge numarası girişinin yapılabileceği alan vardır. Sizin ürettiğiniz belgeler için buraya bilgi girişi yapmanıza gerek yoktur. Sistem ürettiği belge kayıt numarasını iki hane içinde kullanır.), belge tarihi, iç kapı numarası (yönetim adına düzenlenen gider makbuzlarında, görevli dairesi->kurumsal kimlik seçimi yapılabilir), belge tutarı ve işlem kodu seçilerek KAYDET tuşuna basılır. Girilen tutarı düzeltmek isterseniz, tutar bölümünde düzeltmek istediğiniz satırın üzerinde çift tıklama yada aynı satır üzerinde iken sağ tuş tıklandığında açılan menüden GÜNCELLE bağlantısını seçerek açılan form üzerinden düzeltme yapabilirsiniz.
İKİNCİ AŞAMA’da oluşturduğumuz gelir ve gider belgelerini ödemeye/tahsilata sevk ederiz. Bu amaçla, LİSTE bölümünde sevk etmek istediğimiz satırları seçeriz. Bir yada birden fazla satır seçimi yapabiliriz. Seçim yapmak için;
Seçim işleminden sonra sağ tuşa bastığımızda açılan menüden GİDER/GELİR belgeleri için KASAYA YÖNLENDİR bağlantısı yada alt taraftaki KASAYA YÖNLENDİR tuşuna tıklayarak kasa işlemleri için onaylama işlemini yapmış oluruz.
Onaylama işleminden sonra LİSTE bölümünde, belge onay durumu, GİDER belgeleri için “Ödemeye hazır”, GELİR belgeleri için “Tahsilata hazır” olarak görüntülenir. Onay durumu “Belirsiz” olan belgeler üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Onaylanmış belgelerde değişiklik yapamazsınız.
Onaylanmış belgelerde değişiklik yapabilmek için öncelikle onayın iptal edilmesi gereklidir. Bu amaçla, düzeltme yapılacak belge/belgeler yukarıda anlatıldığı şekilde seçilerek GİDER/GELİR belgeleri için YÖNLENDİRME İPTAL bağlantısı yada alt taraftaki YÖNLENDİRME İPTAL tuşu tıklanır. Kayaya yönlendirme iptali başarılı şekide gerçekleşince, LİSTE bölümünde, belge onay durumu “Belirsiz” olarak görüntülenir. Artık bu belgeler için istenilen düzeltmeler yapılabilir.
Onaylanmış belgeler, belge onay durumu, GELİR belgeleri için “Tahsilata hazır”, GİDER belgeleri için “Ödemeye hazır” ise onay iptali yapılabilir. ÜÇÜNCÜ AŞAMA işlemleri başlamış belgelerin İKİNCİ AŞAMA onayları iptal edilemez. Bu tür belgelerde düzelteme ihtiyacı var ise öncelikle ÜÇÜNCÜ AŞAMA işleminin iptal edilmesi gereklidir. ÜÇÜNCÜ AŞAMA işlemleri için bakınız 4.4.3 Kasa Giriş/Çıkış işlemleri.
Onaylanmış belgeler için; araç çubuğundaki RAPORLA tuşu yada LİSTE bölümünde sağ tuş ile açılan menü üzerinden RAPORLA bağlantısına tıklayarak oluşturulan makbuzların iki suret (bir adet uye, bir adet yönetim-dosya) çıktısı alınabilir.
Belge durumları şu şekildedir;
BELGEDEN ÜYELERİ BORÇLANDIRMA; bir belgeden üyeler iki türlü borçlandırılır;
Form başlık bölümünde Taksitli işlemler seçildiğinde, içinde bulunulan bilanço ayı dışında kalan tüm taksitlendirilmiş belgeler listelenir.
Form başlık bölününde Önceki dönemlere ait işlemi devam eden belgeler seçildiğinde, içinde bulunulan bilanço ayından önce oluşturulmuş ancak henüz ödemesi/tahsilatı başlatılmamış belgeler listelenir.
Form liste bölümünde fare sağ tuş açılan menüden;
Belge silme işlemi , bilanço dönemi içerisinde oluşturulmuş ve herhangi başka bir belge ile ilişkisi olmayan belgeler silinebilir. Başka bir belge ile ikişkisi olan belgeler için ise borçlandırma yapılan asıl belge silinerek bu belgeye bağlı tüm belgelerin silinmesi sağlanır. Bu maksatla, silinecek belge seçilir, “delete” tuşu veya fare sağ tuş açılan menüden SEÇİLİ OLANI SİL komutu çalıştırılır.
Form üzerinde, araç çubuğundaki RAPORLA tuşuna basıldığında, işlemi devam eden belgelerin excel formatında dökümü oluşturulur. Geçmiş dönemlerde bugüne ödemesi/tahsilatı tamamlanmamış belge dökümü ile yönetimin alacak/verecek takibini kolaylıkla yapabilirsiniz.
Form üzerinde, sağ alt tarafta AYLIK RAPORU ÖZETLE tuşu vardır. Bu tuş ile ay içerisinde oluşturulan GELİR/GİDER belgelerin işlem grubları bazında özet toplamlarını gösterir döküm alınabilmektedir.